ANALISIS SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN TRANSKRIP AKADEMIK

Abstract

Abstrak. Di UPN “Veteran” Jawa Timur, manajemen Transkrip Akademik sudah menggunakan sistem aplikasi, yang pengelolaannya di bawah bagian akademik universitas. Berdasarkan nilai mata kuliah yang telah ditepuh oleh mahasiswa pada tipa semesternya, sistem menampilkan Transkrip Akademik meliputi daftar Mata Kuliah dari mahasiswa beserta nilai yag diperoleh dan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK). Dalam proses pengelolaan sistem pengelolaan Transkrip Akademik tersebut, muncul sejumlah permasalahan. Sistem Akademik yang ada saat ini memasukkan semua mata kuliah, meskipun seringkali ada beberapa mata kuliah yang merupakan hasil perubahan kurikulum. Sehingga seringkali mahasiswa dirugikan karena terpaksa harus menghapus salah satu mata kuliahnya. Selain itu juga sangat menyulitkan dalam pemeriksaan, karena dalam Transkrip Akademik tersebut memasukkan mata kuliah pada kurikulum lama dan kurikulum baru. Pemeriksaan atau validasi mata kuliah semakin menjadi sulit untuk Transkrip Akademik dari mahasiswa yang mengalami perubahan kurikulum hingga 2 kali. Permasalahan pada penelitian ini adalah bagaimana menganalisis daftar mata kuliah apa saja yang seharusnya ada di Transkrip Akademik, bagaimana melakukan validasi Mata Kuliah pada Transkrip Akademik, serta bagaimana menentukan Mata Kuliah pada Transkrip Akademik yang diklasifikasikan berdasarkan Kurikulum pada tiap semesternya. Tujuan dari penelitian ini adalah membuat analisis terhadap sistem aplikasi (perangkat lunak) yang mengelola Transkrip Akademik secara lebih efektif dan efisien. Berdasarkan proses observasi terhadap proses yang sedang berjalan saat ini, serta kebutuhan sistem ke depannya, diperoleh hasil analisis yaitu kebutuhan untuk membuat sistem yang nantinya dapat menampilkan Transkrip Akademik yang tersusun atas Mata Kuliah berdasarkan Kurikulum yang sedang berjalan (diterapkan saat ini), dapat melakukan validasi Mata Kuliah pada Transkrip Akademik, serta dapat menentukan Mata Kuliah pada Transkrip Akademik yang diklasifikasikan berdasarkan Kurikulum pada tiap semesternya. Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, diperoleh beberapa kesimpulan yaitu perlunya pengembangan Sistem baru yang mampu mendukung pengelolaan Transkrip Akademik secara lebih efektif, dimana Transkrip Akademik dapat memberikan informasi yang tepat berkaitan dengan Mata Kuliah yang telah ditempuh oleh mahasiswa dan kesesuaian dengan Kurikulum Akademik yang diterapkan. Sistem baru tersebut juga harus mendukung efisiensi pengelolaan akademik, dimana proses monitoring dan validasi terhadap Transkrip Akademik dapat dilakukan secara lebih cepat dan valid. Pada tahap selanjutnya, hasil analisis yang diperoleh dapat dijadikan dasar untuk membut sistem aplikasi baru untuk menggantikan sistem pengelolaan transkrip akademik yang berjalan saat ini.

Kata Kunci: Transkrip Akademi, Analisis Sistem, dan Mata Kuliah.